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檔案應用常見問題

  • 最後異動時間: 2017-12-02
  • 發布單位: 臺中市政府地方稅務局

一、何謂檔案應用?

檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。

二、機關檔案與國家檔案之申請應用有何不同?

(一) 民眾申請應用機關檔案,可事先經由機關檔案目錄查詢網(網址 https://near.archives.gov.tw)查詢機關檔案目錄,填具檔案應用申請書,向該檔案管有機關提出申請。

(二) 如欲申請應用國家檔案,可事先經由國家檔案資訊網(網址 https://aa.archives.gov.tw)或親至國家發展委員會檔案管理局查詢國家檔案目錄,填具國家檔案應用申請書,向國家發展委員會檔案管理局提出申請。

三、檔案應用准駁辦理時效之依據?

檔案法第17條:「申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之」,至 於申請書送達方式,包括:親自持送、或郵寄通訊申請。准駁之通知:檔案法第19條:「各機關對於第十七條申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以書面通 知申請人。其駁回申請者,並應敘明理由」,有關准駁之通知,本所將自受理申請 書之日起三十日內為准駁之決定。

四、如何查詢檔案目錄?

請至國家發展委員會檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」進行查詢。

網址:https://near.archives.gov.tw/

地址:24220新北市新莊區中平路439號北棟9樓

電子信箱: customer@archives.gov.tw

電話:02-8995-3618

五、申請閱覽、抄錄或複製檔案有何限制?

檔案有涉及下列情形之一者,本局得拒絕申請:

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關人事及薪資資料者。

(四)有關工商秘密者。

(五)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他維護公共利益或第三人之正當權益者。

六、檔案應用之申請方式為何?

(一)應用本局檔案應填具申請書,載明下列事項:

1、申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

2、有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委託書;如係法定代理者,應敘明其關係。

3、申請項目。

4、檔案名稱或內容要旨。

5、檔號或公文號。

6、申請目的。

7、使用檔案原件之必要者,其事由。

8、申請日期。

(二)申請書送達方式得以親自持送或書面通訊或網路申請為之。

七、檔案之應用可否全面開放?

檔案之應用以提供複製品為原則,核准應用之檔案如僅其中一部份有應用限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部份,就其他部份公開或提供之。

八、何人可為申請人?可向何機關申請?什麼時間可提出申請?

(一)任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。

(二)可向檔案保管機關提出申請。例如,檔案資料為本局保管,則向本局提出申請。

(三)本局服務時間:上午08:00~12:00 下午13:00~17:00國定及例假日不開放。

九、閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所?陪同人員是否比照收費?

助理人員共同進入閱覽場所是否收費乙節,按應用檔案而需助理人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場 所,因助理人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。

十、所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間?

閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。

十一、各機關檔案應用服務相關法令有那些?

有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及其他法令之規定辦理。

十二、申請檔案應用應具備什麼身分?

(一)一般民眾、法人、營利事業或團體。

(二)經授權之代理人、委任人。

十三、申請檔案應用應具備證明文件為何?

(一)個人:身分證、駕照或護照正本。

(二)營利事業或機關團體:

1、營利事業登記證或法人登記證 (影本加註「與正本相符,如有不實願負法律責任」字句代替正本並簽章)。

2、負責人(代表人或管理人)之身分證、駕照或護照正本。

(三)總機構委由分支機構代為辦理時,仍應提供下列證明文件始可申請:

1、總機構執照或營利事業登記證影本(具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」)

2、授權書。

(四)授權代理人或受委任之受任人除前述證件外,應加附下列證明文件:

1、授權書或委任書正本。

2、代理人或受任人身分證、駕照或護照正本。

十四、檔案應用開放閱覽、抄錄或複製時間為何?

星期一至星期五上午9時至11時;下午2時至4時,國定及例假日不開放。

十五、檔案閱覽、抄錄、複製收費標準為何?

(一)閱覽、抄錄檔案,每2小時收費新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算。

(二)複製以影印機黑白複印, B4(含)尺寸以下每張收費新臺幣2元,A3尺寸每張收費新臺幣3元。

(三)複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算,每次並加收處理費新臺幣50元。

  • 市府分類: 一般行政
  • 發布日期: 2017-04-05
  • 點閱次數: 139
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